Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Derby Ingredients Limited z siedzibą w Wielkiej Brytanii – Lynwood House 373/375 Station Road, Harrow, Middlesex HA1 2AW wpisaną do Rejestru Spółek Anglii i Walii, pod numerem: 8038412.
2. Przedstawicielem Administratora danych osobowych w Polsce jest Derby Ingredients Polska Sp. z o.o.z siedzibą w Rzeszowie,ul. Rejtana 20A 35-310 Rzeszów, NIP: 8133790034, REGON: 381197651, KRS: 0000746632.
3. Pani/Pana dane osobowe są przekazywane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, uczestniczącym w wykonywaniu czynności Administratora (zawieranie i realizacja umów sprzedaży), a więc przede wszystkim jego pracownikom, zleceniobiorcom, podwykonawcom oraz ich pracownikom jak również podmiotom świadczącym usługi doradcze, konsultacyjne, informatyczne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową działającym na zlecenie Administratora. Dane osobowe są przekazywane również innym administratorom danych przetwarzających Pani/Pana dane we własnym imieniu, a więc podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom prowadzącym działalność transportową lub spedycyjną, podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje finansowe) w celu dokonywania rozliczeń wynikających z zawartej umowy, podmiotom współpracującym przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych – w zakresie w jakim staną się administratorem danych.
4. Kategorie danych osobowych to: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko właściciela/pracownika danej firmy, stanowisko, adres siedziby, nazwa firmy, numer NIP/VAT) – są to dane, których podanie jest wymagane do zawarcia umowy. Żaden przepis prawa nie nakłada na Panią/Pana obowiązku podawania danych osobowych przy zawieraniu umowy z Administratorem. Jednakże jeśli Pani/Pan nie poda ww danych to zawarcie umowy oraz jej wykonanie staną się niemożliwe. Dodatkowo Administrator może poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy np. dane kontaktowe (numer telefonu stacjonarny/komórkowy/FAX, adres e-mail, Skype ID).
5. Dane osobowe są zbierane przez Administratora poprzez formularze kontaktowe, drogą telefoniczną, drogą mailową jak również poprzez umowy zawarte w zwykłej formie pisemnej.
6. Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe do prowadzenia negocjacji handlowych zmierzających do ewentualnego podpisania i następnie realizacji zawartej umowy lub umów oraz do wypełnienia ciążącego na nim obowiązku prawnego (m.in. obowiązki księgowe, podatkowe), a także dla ewentualnej windykacji i dochodzenia roszczeń przed Sądem.
7. Charakter przetwarzania: Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu handlu na rynkach sprzedażowych.
8. Podstawa prawna do przetwarzania Pani/Pana to: zgoda na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (np. podanie danych kontaktowych) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której Pani/Pan jest stroną lub do podjęcia na Pani/Pana żądanie działań zmierzających do zawarcia umowy (np. negocjacje i następnie relizacja umowy) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążacyh na Administratorze (np. przechowywanie dokumentów sprzedażowych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, prawnie uzasadniony interes Administratora (np. dochodzenie roszczeń przed Sądem) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
9. Na Pani/Pana żądanie Administrator dostarczy kopię danych osobowych, które są przez niego przetwarzane. W przypadku żądania dostarczenia dalszych kopii Administrator rozsądną, odrębnie ustaloną opłatę. Jeżeli Pani/Pana wniosek jest składany za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o ile nie zażądano inaczej, informacje zostaną przekazane w tej samej formie.
10. Administrator przechowuje Pani/Pana dane osobowe tylko tak długo jak to jest konieczne, do spełnienia celów dla których zostały zgromadzone jak również tak długo aby uczynić zadość przepisom prawnym, księgowym, podatkowym oraz sprawozdawczym. Przy ustalaniu odpowiedniego okresu przechowywania danych osobowych Administrator bierze pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkód wynikłych z nieuprawnionego użycia lub ujawnienia danych osobowych, cele przetwarzania danych osobowych, przy uwzględnieniu czy jest możliwe osiągnięcie tych celów za pomocą innych środków prawnych. Administrator przechowuje dane: do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przez czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), przez czas wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), przez czas po którym przedawnią się ewentualne przyszłe roszczenia wynikające z zawartej umowy, a w przypadku dochodzenia tych roszczeń w postępowaniach przed sądami lub właściwymi organami przez czas trwania tych postępowań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
11. Administrator jest zobowiązany dostarczać Pani/Pana dane do firm ubezpieczeniowych, patnerów handlowych lub dostawców, banków w Unii Europejskiej lub poza Unią Europejską (Europejski Obszar Gospodarczy) w celu wykonania umowy na podstawie prawa Unii Europejskiej oraz prawa Anglii i Walii.
12. W razie przekazania Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej Administrator dołoży wszelkich starań aby przekazanie danych odbyło się zgodnie z regulacjami określonymi w art. 44-50 RODO.
13. Wszyscy zewnętrzni dostawcy i wyonawcy (podwykonawcy) usług świadczonych przez Administratora są zobowiązani do zachowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych zgodnie z zasadami przyjętymi przez Administratora. Administrator nie zezwala na wykorzystywanie Pani/Pana danych osobowych do własnych celów. Pani/Pana dane są przekazywane tym podmiotom do przetwarzania jedynie w określonym celu i zgodnie z instrukcjami określonymi przez Administratora.
14. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały profilowaniu.
15. Administrator wprowadził odpowiednie środki zabezpieczenia Pani/Pana danych osobowych aby zapobiec przypadkowej utracie tych danych, ich wykorzystaniu lub uzyskaniu dostępu do tych danych w bezprawny sposób. Ponadto Administrator ogranicza dostęp do Pani/Pana danych osobowych swoim pracownikom, zleceniobiorcom, kontrahentom. Podmioty te będą przetwarzać Pani/Pana dane tylko zgodnie z instrukcjami Administratora i z zachowaniem poufności. Administrator wprowadził odpowiednie procedury postępowania w przypadku wszelkich podejrzeń dotyczących naruszenia danych osobowych, a także powiadomi Panią/Pana oraz organ nadzorczy o wszelkich przypadkach uzasadniających podejrzenie, iż mogło dojść do narszenia Pani/Pana danych osobowych.
16. Pani/Pan może złożyć do Administratora następujące wnioski dotyczące danych osobowych:

    • o sprostowanie lub poprawienie danych (np. celem uzupełnienia niekompletnych lub niedokładnych informacji),
    • o sunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie (np. celem zniszczenia danych osobowych gdy już nie ma powodu do przetwarzania ich przez Administratora),
    • o ograniczenie przetwarzania (np. celem wykorzystania danych tylko do jednego, określonego celu),
    • o wstrzymanie operacji na danych (np. celem zawieszenie przetwarzania danych osobowych do czasu ustalenia dokładności albo przyczyny przetwarzania),
    • o nieusuwanie danych (np. celem dalszego przetwarzania danych przez Administratora już po upływie okresu niezbędnego do przetwarzania danych),
    • o dostęp do danych (np. celem otrzymania kopii danych, które Administrator przechowuje lub sprawdzenie czy Admistrator przetwarza je zgodnie z prawem),
    • o informację o przetwarzaniu danych (np. celem weryfikacji czy dane przetwarzane są zgodnie z prawem),
    • o kopię danych (np. celem weryfikacji czy dane posiadane przez Administratora są prawidłowe),
    • o przeniesienie danych do innego administratora danych (np. celem przekazania danych osobowych innemu podmiotowi),
    • o przeniesienie danych do Pani/Pana (np. celem przekazania danych bezpośrednio właścicielowi danych)

17. W szczególnych sytuacjach ma Pani/Pan prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania przez Administratora Pani/Pana danych osobowych jeśli podstawą ich wykorzystania jest prawnie uzasadniony interes. W takiej sytuacji po rozpatrzeniu Pani/Pana wniosku Administrator nie będzie mógł już przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie chyba, że wykaże, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
18. Jeżeli wykorzystanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu – Administrator może prosić o wyrażenie zgody na inne określone sposoby wykorzystania Pani/Pana danych osobowych. Udzieloną Administratorowi zgodę będzie mogła(-ógł) Pani/Pan wycofać w każdej chwili. Jednakże nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem wykorzystania Pani/Pana danych przed cofnięciem tej zgody. To, z którego konkretnego uprawnienia będą mogli Pani/Pan skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez Administratora Pani/Pana danych osobowych oraz od celu ich przetwarzania.
19. Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie przez Administratora danych osobowych narusza przepisy obowiązującego prawa to zawsze ma Pani/Pan możliwość wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.